袁仁伟：行政人员早就应该下基层

    引言：“行政人员下基层实习”活动正在集团及各子公司积极开展中，这是公司最大规模的一次下基层活动，并将作为集团及各子公司常规性的工作持续开展和落实。

    2012年9月13日，袁董事长召开各子公司总经理联席会议，针对“行政人员下基层实习”活动的意义、必要性、活动宗旨以及如何有效实施等问题提出具体要求。他认为：“这件事情我们已经做晚了，行政人员早就应该下基层！”
    与会的各子公司总经理也都积极地分析了当前行政部门员工下基层的状况，就此次活动发表了自己的看法。富仁电力陶总回应道：“电力公司只有办公室主任、成本核算的人员没有正式在基层待过，其他人员因为本身工作的需要是经常下基层的。很多人你看他在办公室办公，但其实因为我们每个项目从进货到结束都是要到现场首先根据图纸去核对，所以可能实际的活是不会干，但是现场的情况比较了解。目前公司业务排得很满，但会落实好下基层的方案。”农机自动周总则表示：“公司一直有要求技术部人员先下基层后上行政岗位，但效果并不好，很多人因此在短时间内离职。内勤是从来没有要求过下基层，正好可以借这次机会让大家到一线增长基层知识和技能。”

    一、关于开展“行政人员下基层实习”活动的思考
    近年来随着公司的发展，人员的涌入，我们发现了一些严重问题。原有新进行政人员先参加车间基层锻炼后到行政岗位的惯例如今不复存在。很长一段时间以来，由于人员短缺，我们招到新人之后会直接安排他们上岗，这样操作的弊端在于行政人员对公司产品及公司情况缺乏了解，造成对企业知识的空心化，增加了在实际工作中产生偏差的可能性。
    举个很简单的例子：行政人员在做会议纪要时，文字的记录必须基于对会议内容的理解之上，但会议记录人员往往因为不知道我在说什么产品，说什么设备，或者不知道我为什么要提这个问题，前因后果完全不知道，从而不能准确地把握我抛出的问题点，致使会议纪要的内容与会议本身不相符，关键要点与实际脱节。
    类似的情况还有很多，也不仅仅存在于集团，各子公司都有。比如说高科在油气回收改造项目中层出不穷的状况，我认为也是由于相关人员对业务流程、产品结构不熟悉造成的。高科油气回收自助机实行改造之后出现了两个问题：一是公司备不出货来，二是市场改造的需求与我们这边的实际发货有差异，备出去的货根本没办法安装。后来我调查发现问题首先出在技术资料的保管上。多年前生产的机器技术资料找不到了，需要改造的机器要重新去现场拍照然后根据图片查生产年份再重新进行技术整合，然后再改造发货。其次是等到发货的时候发货员又因为对现场机器的型号、规格、产品不了解，发的软管不是长了就是短了，发出去的很多东西都不行。
当时，可以说售服也好，技术部、品质部、生产部人员也好，甚至没有一个人懂油气回收改造到底要怎么改造，需要哪些东西。但这并不是因为他们不够专业，而是他们只凭自己的理论知识去做，没能与市场的需求保持一致，事实也证明他们根本没能做好。
    所以针对我们目前的问题，我觉得要积极地吸取经验与教训，要重新补上这一课。其实，这件事情我觉得我们已经做晚了，行政人员早就应该下基层！很多行政人员有很丰富的理论知识，但理论跟实践是必须相结合的，千万不要让自己的专业知识变成别人眼里的笑话。
    相比于专业的行政管理能力，我认为强化行政人员对公司产品、生产实际、工作系统等基本情况的了解至少同样重要。所以继2011年11月提出“领导强化‘下一线’意识，尽快形成‘走基层’文化”的要求之后我进一步提出公司行政人员下基层号召，要求行政人员能够走到车间的一线进行实习，是希望经过这次活动，行政人员能深入生产第一线，加强融入一线工作氛围，感受一线员工的辛劳与艰苦，培养和锻炼行政人员吃苦耐劳的精神，提升行政人员工作的严肃性和自律能力，并通过实习更好地发挥行政的协调和服务功能，去培养自己掌控全局的能力。
    经验是积累起来的，知识是学出来的，能力是锻炼得到的。我希望所有的行政人员都能成为可以掌控全局而不是只会在行政那个一亩三分地做着机械式的行政工作的人！

    二、如何做好“行政人员下基层实习”活动
    下基层实习的性质应当以学习和了解为主，同时要亲身参与和辅助基层部门工作。各子公司要首先制定好活动实施方案并阶段性地向集团反馈实习活动的开展情况。自方案实施日起，做好活动记录，及时总结工作和布置下阶段任务。
    （一）活动实施要求
    1、试用范围：
    （1）集团及所有子公司（包括外地）行政人员（泛指在办公室办公的所有非一线员工，高层除外）。
    （2）基层工作经验累计未满3个月者。
    （3）试用期员工在转正半年后实行，妊娠期员工在产假休完后实行。
    2、实习期限（由子公司自行选择和安排）：
    （1）连续下基层：以日为单位，同实习岗位当日工作时间（即该岗位如需加班实习人员也需加班），累计满90天；
    （2）周期性下基层：以月为单位，每月30天，同实习岗位当日工作时间（同上），累计满90天；
    （3）间歇性下基层：以半日为单位，同实习岗位当日工作时间（同上），累计满180个半天，即90天。
    3、活动模式：
    （1）为确保行政人员对公司基层的全方面了解，3个月的实习期可安排实习人员至不同部门、岗位进行轮换实习。
    （2）集团统筹，各子公司独立制定实施方案上交集团办备案后具体落实。要求如下：
    ●明确下基层人员名单、相应实习期限的形式选择（可分批进行）；
    ●明确部门学习活动的主要内容；
    ●实习进程安排表（包括3个月内具体实习部门及相应负责人等）；
    ●考核机制明确等等。
    （3）考核与考试
    ●车间需派专人对下基层的行政人员进行日常出勤考核，与技术帮带。实习人员出勤情况、工作表现由相关部门或车间负责人记录和跟踪，形成考核。
    ●月度公示下基层情况，活动情况列入原部门考核项。
    ●同一批次结束实习的行政人员，由各子公司统一组织考试，试卷内容涉及：子公司产品、生产流程等相关实习内容，以及对实习人员进行实习感想调研。

    在这里，我们还要强调一点：各个子公司必须严格、认真地履行实习岗位的职责，确保每天达到要求的实习时间，一旦发现弄虚作假者，予以即刻开除的处罚。只有端正了态度，严格了要求，才能确保活动的效果，避免形式主义。
    按照活动要求，在办公室办公的所有非一线员工均需参加为期三个月的下基层实习活动。此次活动由各子公司人事部进行梳理和具体安排，后勤人员不列入实习人员。